АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ВХОДЯЩЕГО НДС В ПРОГРАММЕ "1С:БУХГАЛТЕРИЯ 7.7"

В данной статье мы постараемся облегчить понимание принципов, заложенных в программу "1С:Бухгалтерия" разработчиками типовой конфигурации, касающиеся одной из самых трудоемких частей бухгалтерского учета - расчетов с поставщиками и подрядчиками по НДС. Данная статья является результатом трехлетней работы специалистов Внедренческого Центра "СофтСервис-Казань" с пользователями программы "1С Бухгалтерия" и раскрывает наиболее сложные и часто задаваемые вопросы.

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ВХОДЯЩЕГО НДС В ПРОГРАММЕ "1С:БУХГАЛТЕРИЯ 7.7"

В данной статье мы постараемся облегчить понимание принципов, заложенных в программу "1С:Бухгалтерия" разработчиками типовой конфигурации, касающиеся одной из самых трудоемких частей бухгалтерского учета - расчетов с поставщиками и подрядчиками по НДС. Данная статья является результатом трехлетней работы специалистов Внедренческого Центра "СофтСервис-Казань" с пользователями программы "1С Бухгалтерия" и раскрывает наиболее сложные и часто задаваемые вопросы.

Учет расчетов с поставщиками

Учет расчетов с поставщиками ведется в программе на синтетических счетах "60" и "76" в разрезе аналитики по "Поставщикам" и "Договорам поставщиков". Для отражения факта поступления материальных ценностей от поставщика предназначены следующие документы: "Поступление товара", "Поступление материалов", "Поступление ОС", "Поступление НМА", "Услуги сторонних организаций". Как правило, в этих документах присутствуют следующие поля: "Счет-Фактура" - в поле заносится номер и дата полученного от поставщика счет-фактуры; "Входящий документ" - в поле заносится номер и дата полученного документа, например, акта или расходной накладной, от поставщика, подтверждающего факт передачи материальных ценностей; "Поставщик" - в поле заносится информация о поставщике; в поле "Договор" заносится информация о номере договора с поставщиком; "Налоги" - в поле заносится информация о ставке налога НДС; "Зачет аванса" - в поле заносится информация о варианте зачета аванса по договору ("не зачитывать" - программа не будет искать остатки полученных авансов на счете 60.2; "Только по договору" - программа будет искать и учитывать авансы только по договору указанному в поле договор; "Без указания договора" - программа будет искать и учитывать авансы по договору указанному в поле договор и по служебному договору "Без договора (служебный для платежей без указания договора)"). В программе также имеется документ "Счет-фактура полученный" - он предназначен для занесения информации о счетах-фактурах полученных от поставщиков через определенный промежуток времени после фактического оказания услуг, например, при пересылке документов по почте. Проводки документа можно представить следующей схемой: проводка №1, поступили материалы, дебет "10" кредит "60.1"; проводка №2, начислен НДС, дебет "19" кредит "60.1"; проводка №3, зачтен аванс поставщика, дебет "60.1" кредит "60.2". При проведении анализируется поле "Зачет аванса" и остаток на счете "60.2", схема проведения документа выглядит следующим образом:

Для отражения факта оплаты поставщику используются документ "Расходный кассовый ордер" или "Выписка банка" (мы не рассматриваем документы по взаимозачету и документ "Операция, введенная вручную", так как они укладываются в приведенную схему). В этих документах нас будут интересовать поля "Вид движения денежных средств" и "Корсчет". Поле вид движения денежных средств, определяет движение денежных средств, по их видам. В случае, когда у выбранного вида движения, реквизит "Вид движения" = "Приобретение товаров, продукции, работ и услуг", сумма может быть разнесена программой автоматически по субсчетам "60.1" и "60.2". При автоматическом разносе суммы в первую очередь покрывается кредитовое сальдо счета "60.1" по договору указанному в документе, остаток средств записывается на счет "60.2", как аванс по этому же Поставщику, но по договору - "Служебный, для платежей без указания договора". Таким образом, учет на счете "60" в разрезе субсчетов можно вести автоматически - программа сама будет определять необходимые субсчета.

Восстановление последовательности документов

Как правило, при ведении бухгалтерии выписка обрабатывается ежедневно, а документы поставщиков по мере поступления из других служб предприятия. В результате этого может возникнуть следующая ситуация: 15 января мы сформировали документ "Выписка" на оплату новому поставщику ООО "Строим всё" на сумму 10 000 рублей, так как сальдо по поставщику нулевое, программа сформировала проводку дебет "60.2" кредит "51" на сумму 10 000 рублей. В бухгалтерию документы поступили 2 февраля на получение от поставщика материалов 12 января на сумму 6 000 рублей, мы ввели документ поступление материалов датой 12 января. В этом случае программа сформирует проводку дебет "10" кредит "60.1", так как 12 января сальдо по поставщику равно нулю - деньги оплатили только 15 января. В итоге у нас получилось сальдо на кредите счета "60.1" = 6 000 рублей и на дебете счета "60.2" = 10 000 рублей по организации ООО "Строим всё". Такая ситуация является ошибочной. Для того чтобы привести ситуацию в норму, нам необходимо повторно провести документ "Выписка" за 12 января, после повторного проведения документа программой будут сформированы две проводки - дебет "60.1" кредит "51" на сумму 6 000 рублей и дебет "60.2" кредит "51" на сумму 4 000 рублей. Итак, у нас получилось дебетовое сальдо по счету "60.2" по организации ООО "Строим всё" равное 4 000 рублей.

Очевидно, что подобные ситуации встречаются довольно часто, и отслеживать их - это достаточно трудоёмкий процесс. Для автоматизации такой работы в 1С используют механизм последовательностей документов. Последовательность документов это механизм платформы 1С, предназначенный для обеспечения проведения определенных документов в строгой хронологической последовательности. Все документы, введенные пользователем, образуют единую хронологическую последовательность. Для этого каждый документ имеет дату и время. Даже, если два документа имеют одинаковую дату и одинаковое время, они все равно располагаются в определенной последовательности, определяемой порядком их ввода в систему. Так как механизм последовательностей в программе "1С:Бухгалтерия 7.7" не настроен нужным образом, мы воспользуемся имеющимися стандартными средствами - групповым проведением документов. Вы также можете пригласить к себе специалистов по 1С и попросить их настроить для вас последовательность по учету НДС.

Групповое проведение документов - это режим проведения документов выбранных видов последовательно по оси времени от точки начала до точки окончания периода проведения. Вызвать режим группового проведения документов можно через пункт меню "Операции - Проведение документов" или меню "Сервис - Обработка документов". Это две разные обработки проведения документов. Я рекомендую воспользоваться второй обработкой, в виду того, что первая не всегда работает корректно. В обработке документов необходимо выбрать вид действия - "провести", обрабатывать документы - "проведенные", в списке видов обрабатываемых документов выбрать все документы кнопкой со значком "<<=", задать период действия, тот за который хотим восстановить последовательность, и нажать кнопку выполнить. В результате выполнения обработки, мы можем сказать, что документы проведены в строгой последовательности друг за другом и ситуации подобные вышеизложенной исключены.

Документ "Формирование записей книги Покупок"

Документ "Формирование записей книги Покупок" предназначен для автоматизированного формирования книги покупок за месяц. Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке "Заполнить" за месяц, в котором зарегистрирован документ. Внимание!!! В одном месяце может быть зарегистрирован только один документ "Формирование записей книги покупок" - только в этом случае документ заполняется корректно. Для правильного заполнения в автоматическом режиме табличной части разработчиками используется забалансовый счет "ЗПК".

Рассмотрим субсчета счета "ЗПК" более детально: субсчета группы "ЗПК.10" - "ЗПК.10.Б" (сумма без налога) и "ЗПК.10.Н" (налог) предназначены для хранения информации об остатках не возмещенных счет-фактур поставщиков по ставке НДС 10%; субсчета группы "ЗПК.20" - "ЗПК.20.Б" (сумма без налога) и "ЗПК.20.Н" (налог) предназначены для хранения информации об остатках не возмещенных счет-фактур поставщиков по ставке НДС 20% и 18%; субсчет "ЗПК.0" (сумма) предназначен для хранения информации об остатках не возмещенных счет-фактур поставщиков по ставке НДС 0%; субсчет "ЗПК.БН" (сумма) предназначен для хранения информации об остатках не возмещенных счет-фактур поставщиков освобождаемых от НДС. В документах: "Поступление товара", "Поступление материалов", "Поступление ОС", "Поступление НМА", "Услуги сторонних организаций" и "Счет-фактура полученный", проводка дебет "19" кредит "60.1" дублируется по кредиту счета "ЗПК". Проводка по счету "ЗПК не" создается в следующих случаях: если в документе не заполнено поле "Счет-Фактура", если у договора указанного в документе снята отметка "Использовать документы по договору для автоматического формирования книги покупок и книги продаж" или если в документе стоит отметка "НДС включать в стоимость". В документе "Формирование записей книги Покупок" формируется проводка по дебету счета ЗПК.

При автоматическом формировании табличной документа "Формирование записей книги Покупок", программа анализирует проводки по поступлению средств на счет "60.1" (проводка дебет счета "60.1" кредит любого счета) и наличие на момент проводки сальдо по не возмещенным счетам-фактурам на счете "ЗПК", в разрезе договоров поставщика. Если такие остатки есть, то программа заполняет табличную часть документа на сумму поступивших средств, но не больше суммы сальдо по полученным и не возмещенным счетам-фактурам.
Документ также формирует проводки по возмещению НДС по счетам-фактурам на аванс, по которым уже произошла отгрузка, но об этом мы расскажем в следующей статье посвященной расчетам по НДС с покупателями.

Методы контроля НДС к возмещению

Сумму возмещенного НДС можно контролировать с помощью доработанного отчета "Книга покупок", его можно скачать с нашего сайта в сети интернет www.softkazan.ru, и отчета "Оборотно-сальдовая ведомость". Для более детального анализа можно использовать отчет "Анализ возмещения НДС", который разработан нашими специалистами. В отчете книга покупок, дополнительно, установите флажок "не учитывать авансовые счета-фактуры" и сформируйте отчет за контролируемый период, итоговая сумма "Всего покупок, включая НДС" должна быть равна сумме дебетового оборота счета "60.1" за этот период, а итоговая "Сумма НДС" = "Сумма НДС 10%" + "Сумма НДС 20%" + " Сумма НДС 18%" должна быть равна кредитовому обороту счета "19". Рекомендуем расчеты с поставщиками по документам, необлагаемым НДС проводить по счету "76.5", или любому другому счету отличному от счета "60.1". Тогда результат разницы итоговой суммы "Всего покупок, включая НДС" из книги покупок и суммы необлагаемых "Покупки, освобождаемые от налога" и по нулевой ставке "Покупки, облагаемые налогом по ставке 0%" должен быть точно равен дебетовому обороту счета "60.1". Довольно часто, при больших объемах документооборота, автоматически книга покупок формируется не верно - в этом случае необходимо, вручную найти и откорректировать те строки табличной части, книги покупок, которые заполнились в автоматическом режиме некорректно.

Очевидно, что это довольно сложная, а порой и не выполнимая в необходимые сроки задача - для её выполнения мы должны проделать все вышеописанные действия для каждого поставщика. Для автоматизации этой рутинной работы нами был разработан отчет "Анализ возмещения НДС", в котором выводится список всех найденных подозрительных несовпадений между оплатой поставщику и возмещением суммы НДС. Отмечу, что в ряде случаев сумма НДС к возмещению может быть не равна сумме оплаты поставщику, например, счет-фактура пришла по почте через два месяца после оплаты поставщику, в этом случае, мы поставим НДС к возмещению в месяце фактического получения счет-фактуры.


В отчете предусмотрены ставшие стандартом для программ 1С механизмы детальной расшифровки показателя, обновления результата отчета и настройки параметров. Например, на рисунке показана ситуация, когда по поставщику ООО "Строим всё" осталось не возмещённой сумма 1500 рублей за январь 2005 года. Для исправления данной ситуации надо спуститься по расшифровкам до документа "Формирование записей книги покупок" и внести необходимые исправления.
В следующей статье мы постараемся осветить вопросы связанные с расчетами по НДС с покупателями в программе "1С:Бухгалтерия". Все вопросы, связанные с данной статьей, можете присылать на электронный адрес ama@softkazan.ru.
Директор ВЦ "СофтСервис-Казань"
Морозов Андрей Александрович